Информациите се еден од најважните ресурси на секоја современа организација. Документи, податоци за клиенти, финансиски информации, деловни процеси и интерни системи секојдневно се создаваат, споделуваат и обработуваат од различни корисници.
Затоа, правилното управување со информациите не значи само нивно чување. Потребно е да се обезбеди дека податоците се точни, достапни кога се потребни и соодветно заштитени од неовластен пристап, губење или злоупотреба.
Јасно дефиниран пристап до информациите
Не секој корисник треба да има пристап до сите податоци во организацијата. Правилното дефинирање на корисничките улоги и права овозможува секој вработен да има пристап само до информациите што му се потребни за извршување на неговите работни обврски.
На овој начин се намалува ризикот од неовластен пристап, а истовремено се воспоставува подобра контрола врз чувствителните деловни информации.
Безбедно чување и резервни копии
Податоците треба да бидат заштитени не само од надворешни закани, туку и од дефекти на опремата, човечки грешки или ненамерно бришење.
Редовното креирање резервни копии и воспоставувањето соодветни процедури за обновување на податоците овозможуваат организацијата побрзо да го продолжи работењето во случај на проблем и го намалуваат ризикот од трајно губење важни информации.
Јасни процедури и одговорности
Ефикасното управување со информациите бара јасно дефинирани правила за нивно создавање, користење, споделување, архивирање и бришење.
Кога вработените знаат како треба да постапуваат со деловните информации и кој е одговорен за нивната заштита, се намалува можноста за грешки и се создава поконзистентен начин на работа во целата организација